6 maart 2020. Een dag dat ik niet snel zal vergeten. Die dag keerde mijn moeder met een van de laatste vluchten naar Hongarije en ik werd dringend verzocht om per direct vanuit thuis te werken. Thuis werken terwijl ik bijeenkomsten en sessies dagelijks begeleid, en onderwijs verzorg… Snel werk MS Teams en een van onze kamers omgetoverd tot thuiskantoor. Ik heb het nooit durven te verwachten dat deze kamer 8 maanden later nog steeds mijn kantoor wordt…
Inmiddels is MS Teams een vertrouwde omgeving geworden waar ik diverse groepen met elkaar verbind en ze begeleid om aan duidelijke en gedragen beelden, perspectieven en daarmee duidelijke doelstellingen te komen.
Wellicht is het ontwerpen en faciliteren van een sessie met een diverse groep nog helemaal nieuw voor je en je hebt geen idee hoe je dat moet doen, hierbij deel ik enkele tips en learnings.
Ontwerp / opzet
Let op! Bij een digitale bijeenkomst is het nog belangrijker dan ooit dat je je doel heel erg scherp voor ogen hebt. Probeer heel erg tot de kern te komen en beperk je tot minder doelen. Een digitale bijeenkomst is een hele uitdaging – namelijk verliezen de deelnemers hun concentratie na 20 minuten, je moet dus veel interactie inbouwen en wellicht bewegende werkvormen. Werk met veel korte koffiepauzes in plaats van lange varianten. Na 5-10 minuten kan je weer aan de slag. Zorg er voor dat je sessies echt korter zijn, probeer niet langer dan 2-3 uur in te plannen, anders zal je merken dat mensen afhaken.
Houd er rekening mee dat je bij co-creatie sessies niet wil dat mensen alleen maar praten. Maar hoe zorg je er voor dat ze hun gedachten vastleggen, hoe zorg je voor verbinding, reflectief dialoog? De meeste technieken van tekenen en visualiseren kan je nu helaas vergeten – mits je een ervaren groep hebt die digitaal als een held kan tekenen in Miro en dergelijke. Ik werk met enorm diverse groepen en dit is helaas geen optie. Maar een ding werkt nog steeds geweldig: ik heb hele goede ervaringen met het gebruik van gratis Padlet. Gratis tot 3 Padlets. Dit is een soort digitale prikbord waar iedereen die je toegang heeft hun eigen boodschap kan achterlaten. Tekst, beelden. Mensen kunnen op elkaar reageren en de inbreng van een ander erkennen met een like. Richt dus je Padlet in met de vraag en bewaar de link.
Check-ins die normaliter goed werken zoals wat laat je buiten deze ruimte zijn niet zo een succes in een digitale setting. Houd het kort, en probeer niet te veel persoonlijke check-ins te doen.
Als je met subgroepen in dialooggroepen wilt werken moet je er voor zorgen dat je een kanaal inricht en check dat iedereen dit ziet. Mensen moeten in je Team als lid terecht kunnen. Stuur niet een losse agenda verzoek vanuit Teams, dan zitten ze namelijk in deze meeting/ call en kunnen ze niet per sé in je kanalen – of ze kunnen er wel in maar ze kunnen het ingewikkeld vinden om die te vinden. (trust me… helaas de nodige leerervaringen opgedaan 😉 )
Ik ben zelf een erg grote voorstander van een persoonlijke uitnodiging in de vorm van een handgeschreven brief via de post of een klein presentje zodat mensen nieuwsgierig worden. Een van mijn favoriete oplossingen is een kaart waarop je boodschap ingesproken is en de ontvanger je verhaal kan beluisteren. Erg persoonlijk!
Voorbereiding
Normaal gesproken werken powerpoint presentaties goed. Maar als je een digitale sessie hebt en een presentatie deelt, ga je de deelnemers helaas niet zien ondertussen en dat is een gemiste kans. Je wil juist inspelen op de dynamiek. Wanneer kan je wel heel goed presentaties gebruiken? Als je kiest om in kleine groepen aan de slag te gaan, blijf in het centrale kanaal. Als mensen verdwalen of een vraag hebben kunnen ze bij jou makkelijk terug. Zet je instructies in een powerpoint klaar als bestand in elk kanaal zodat de deelnemers van je subgroepje exact weten wat de bedoeling is. Licht dit ook van tevoren toe.
De sessie zelf
Vraag elke deelnemer om de microfoon te dempen. Digitale handjes werken uitstekend voor vragen maar gebruik ze niet te vaak – je bent de gespreksleider dus je moet er voor zorgen dat iedereen goed mee kan doen.
Check-ins die ik heel graag gebruik omdat ze goed werken om mensen zich te laten voorstellen aan de hand van een thematische vraag. Die mag best wel werk-gerelateerd zijn.
Ik ben een grote voorstander van de methode reflectief dialoog. Je stelt je vraag of begint met een stelling en vraag je elke deelnemer om 1 of 2 minuten in stilte eerste na te denken over de vraag en pas dan een antwoord te geven. Deze stilte voelt zeker wat ongemakkelijk maar geloof me, ook bij een digitale sessie moet je er voor zorgen dat mensen eerst goed over je vraag kunnen nadenken. Wat ik vaak daarna doe is dat ik ze vraag om hun antwoord kort op Padlet te zetten. Dan zie ik onmiddellijk wie wat denkt en mensen lezen meteen mee. Zo zorg je er voor dat alle kaarten open aan tafel liggen en kan je heel mooi mensen vragen om een toelichting te geven, anderen vragen of ze dit ook herkennen, etc. Kortom, het zorgt voor een goed overzicht voor iedereen en maakt je een mooie dialoog mogelijk. En niet t vergeten: de input kan je daarna bewaren, verrijken met de deelnemers, je kan clusteren je kan het als samenvatting met de deelnemers of stakeholder delen, wat je maar ook wilt.
Zorg voor veel en korte koffiepauzes. Mensen zijn helemaal klaar mee om heel de dag achter een scherm te zitten. Probeer naast vragen ook te werken met beelden, ontwikkel stellingen, laat ze kiezen. Hiervoor vind ik Mentimeter een uitstekend tool – het is erg simpel en gratis.
Hoe krachtig een chatstorm ook kan werken raak je zo het overzicht kwijt als je een grote groep voor je hebt. Denk dus goed over na of je dit en waar je dit wilt inzetten.
Na de sessie
Ik merk hoe vaak mensen de behoefte hebben om met elkaar nog een op een te spreken of gedachten te wisselen maar dat gaan ze niet doen in een grote groep in een vergadering. Het voelt niet vertrouwd en vaak is hun boodschap niet bedoeld voor iedereen. Zorg er voor dat je een paar aparte kanalen inricht als koffieruimtes waar mensen zowel in de pauze als daarna nog even met elkaar kunnen nababbelen. Geef dit aan en laat ze even afstemmen wie met wie waar wil spreken.
Ik heb vaker een Padlet ingericht met 2 kolommen: in de eerste vraag ik mensen om op te schrijven met wie ze graag in contact willen blijven en wat eventueel hun hulpvraag is (als dat relevant is), en rechts laat ik ze hun contactgegevens hiervoor zetten. Een mail adres of telefoonnummer. Dit mag je als gespreksleider daarna zeker niet delen! Maar zij kunnen elkaar wel makkelijk vinden.
Bij een fysieke sessie kan je makkelijker afsluiten. Het persoonlijk contact is er. Maar in deze setting niet. Fijn als je een kort dankmailtje stuur aan iedereen met de highlights van de sessie. Het wordt zeker gewaardeerd.
Wil je met me sparren over jouw digitale bijeenkomst? Loop je vast? Stuur me gerust een mail, wellicht kan ik met je meedenken.